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試論油田企業秘書接待能力的培養

試論油田企業秘書接待能力的培養

  1.現代社會對文秘人員的需求狀況及油田企業對秘書接待能力的要求
  作為一種新興的現代科學管理專業,秘書隨著科學經濟的高速發展、信息傳播的急劇膨脹、社會競爭的日趨激烈產生并不斷變化。作為一種全球性的職業,隨著信息社會、網絡社會的高速發展,新的形勢要求企業經營管理工作必須科學化、信息化、法制化、民主化,社會分工細化,各領域、各行業的管理工作中的決策活動和輔助性活動相分離,為領導決策及實施提供服務的文秘工作也越來越趨于現代化、科學化、專業化,并在輔助各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關系、處理信息交流等發面發揮著越來越重要的作用。據有關調查報道,文秘專業已經成為二十一世紀中國經濟發展十大需求專業之一,幾乎百分百的民企需要文秘人才,其中大部分企業傾向于復合型的人才,要求秘書一職這個即是極其普通的職位,又要是集多種技能于一身的全才。秘書工作的主要工作職責大致有:輔助參謀、協調溝通、接人待物、文件管理、文書起草、傳達信息、會議組織、保守機密及辦公室日常事務處理等。但隨著各企業間交流活動的不斷增加,商務接待工作日益頻繁起來,作為企業秘書的重要工作之一——商務接待工作,它的重要性、頻繁性客觀上對企業秘書接待能力提出了很高的要求。尤其像油田這種資源型國有企業,上級領導的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學習及業務洽談的人次與日俱增,同行業間、技術、資金的交流頻繁,這就使用得接待工作越發重要,對油田企業秘書的接待能力也是一種考驗。www.tiertafelkiel.com
  油田企業對秘書接待能力的要求具體有以下幾本文由論文聯盟http://收集整理個方面:首先,接待人員要熟悉公司生產經營、財務等狀況,對公司有全面了解;第二,接待人員要具備良好的知識結構,熟悉證券、法律、財務等方面的相關基礎知識;第三,接待人員應該熟悉石油行業市場,了解各種油氣產品和油氣市場的運作機制;第四,接待人員要有良好的職業素養,品行端正,誠實守信,具有良好的溝通和協調能力。
  2.提高油田企業秘書接待能力的方法
  2.1切實提高對秘書接待工作的重視
  秘書的接待工作本身就是一門科學,它是架起企業和外界聯系的橋梁,有著自身的活動規律和特點,要做好這項工作并不是一件容易的事情。當前我國油田企業在改革發展的道路上既面臨難得的機遇,又面臨嚴峻的挑戰,為了能夠抓住機遇,贏得發展,積累資源,增進合作,業務活動頻繁,而頻繁的業務活動直接導致秘書接待工作量的提高。企業接待工作水平的高低,能夠客觀反映一個企業的整體形象,充分展示接待人員的素質和能力。
  2.2加強考核,強化秘書工作激勵機制
  要想提升秘書接待水平,制定一系列來訪接待管理制度,對油田接待工作遵循的原則、接待人責任、預約登記程序、接待安排、接待職守等方面加以確定,建立一個完善科學的規章體系用于規范秘書接待活動是十分必要的。同時還要強化崗位考核和目標管理,設計科學合理的考核標準和辦法,建立優勝劣汰,有獎有懲的動力機制。以此激發秘書人員接待工作的積極性、主動性。
  2.3秘書自身要要樹立學習意識,增強服務意識、責任意識
  完美的接待工作離不開秘書人員豐富的知識積累,而知識的積累主要靠學習。作為一個合格的企業秘書,就應該樹立良好的學習意識,要象擴大電腦內存一樣儲存并不斷更新自己的知識。接待工作繁雜具體,事務性強,在接待過程中,秘書人員應注意發揮自身特有的接觸面廣、信息度高和知識豐富的優勢,從自身特點出發,樹立服務意識,提高服務效能。另外,接待無小事,企業接待工作水平的高低,能夠客觀反映一個企業的整體形象,充分展示接待人員的素質和能力,接待人員一點小的失誤就可能引發不可彌補的損失。接待人員高度的工作責任心決定接待的成功與否,秘書必須認真、細致的面對千頭萬緒的工作,保質保量的辦好每一件事情,切忌粗馬虎、敷衍,以保證每一次接待盡可能完美。
  2.4加強理論學習,增加培訓,提升秘書接待水平
  知識就是力量,接待工作的進展要靠知識的推進,但目前鑒于整個社會對秘書工作的重視程度不夠,對秘書培訓類的課程較少,具體到秘書接待類的課程更是少之又少。這樣就要求企業組織秘書及接待人員進行理論學習,增加培訓機會,以提高企業接待水平。首先是加強有關的國家法律、法規學習,特別是與企業生產經營有關的法律法規知識,更要熟悉掌握,例如《公司法》、《產品質量法》、《合同法》等,還必須掌握與本行業密切相關的法律法規,如《石油天然氣管道保護條例》等。二是要學習生產方面的知識,了解生產現場設備和裝置的性能,了解生產工藝流程。三是向書本學習,博覽群書,鍥而不舍,從書本中吸取智慧和知識。四是向實踐學習,充分利用深入基層的時間,參加生產勞動,鍛煉自己,增長知識。五是向領導學習,學習領導同志的領導藝術和工作能力。六是向群眾和同事學習,學習他們的好經驗、好作法、好思想、好作風。企業秘書人員要學習、學習、再學習,養成學習的好習慣,不斷完善知識結構,拓寬知識面。

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  •  更新時間:2013-04-02 12:57:44  作者:鞠飛 [標簽: 能力 秘書 秘書 差異 秘書 商戰 世紀 ]
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