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如何做好企業秘書

如何做好企業秘書

  要做好新形勢下的企業秘書工作,就必須緊跟時代步伐,緊緊圍繞一個中心,樹立十種意識,提高四種素質,不斷完善自己,具備較高的政治水準、學識水平,樹立學習、效率、奉獻、嚴謹、創新、超前、形象、全局、守紀、保密意識,同時還必須具備文字功底、職業道德、技術素質、身體素質、良好的性格品質和精明的辦事能力。做好領導的參謀和助手,高效率、快節奏地圓滿完成領導交辦的各項任務。
  以領導活動為中心
  直接為領導提供服務是企業秘書人員的重要職責,企業的秘書工作是為滿足領導活動的需要而產生和展開的,領導活動為主,秘書工作為輔,就決定著企業秘書工作始終要以領導活動為中心,否則,不是越位就是不到位。企業秘書就應該圍繞這個中心安排自己的工作和生活,對領導的指示做到招之即來,來之能戰,戰之能勝,正確理解領導思路,按照其思路進行工作推進,及時參謀,對領導安排的工作一旦接受,即排除一切干擾,全身心地投入,高質量地完成任務,力求達到領導滿意。
  牢固樹立十種意識
  學習意識。知識就是力量,企業秘書的成功更離不開知識的積累,而知識的積累主要靠學習。作為一名合格的企業秘書,要養成習慣,把學習當作一種樂趣和追求,作為提高自身素質的有效途徑,貫穿于工作生活始終。作為一名煉化企業的秘書工作人員,一是要加強有關的國家法律、法規知識學習,還要特別學習與煉化企業生產經營有關的法律法規知識,更要熟悉掌握與本行業密切相關的法律法規。二是要學習生產方面的知識,了解煉化生產現場設備和裝置的性能,了解生產工藝流程等。www.tiertafelkiel.com三是運用向報刊學習、向書本學習、向領導學習、向實踐學習、向群眾和同志學習等多種方式提高自身素質,學習他們的好經驗、好作法、好思想、好作風。只有經過長期的努力,既做到深知熟記,又能在處理問題時融會貫通,才能提高整體素質。四是要注重效果。秘書在學習上切忌蜻蜓點水,一曝十寒,而是要聯系思想和工作實際,從工作實本文由論文聯盟http://收集整理踐中找學問,達到學以致用,提高素質,指導實踐的目的。
  效率意識。樹立強烈的時效觀念,培養雷厲風行的辦事作風,是企業秘書工作的基本要求,也是企業發展形勢的需要。“天下大事必作于細,天下難事必成于易”,秘書人員辦理任何事情,都要思維敏捷、雷厲風行,加快工作節奏,每做一件事都要高標準、嚴要求,竭盡心力、力求完美。秘書人員不僅要立足于抓大事,還要不疏漏任何一件小事,在辦文、辦會、辦事等方面,特別要注重時效,不能出現拖拖沓沓、慢慢騰騰的現象,搶時間、趕速度,爭取最快的速度和最好的質量辦好每一件事。
  奉獻意識。愛崗敬業就是奉獻,作為一名企業秘書工作人員要有任勞任怨、無私奉獻的精神。秘書工作是一項時效性強、任務繁重、生活清苦、默默無聞,責任重大的工作,秘書人員加班加點撰寫材料、協調辦事、接待來訪而不分上下班、節假日是家常便飯,這就要求秘書人員必須要有安于清貧、樂于奉獻、埋頭苦干的精神,必須發揚“俯首甘為孺子牛”和甘當“無名英雄”的精神,絕不能為權力、名利所動,殫精竭慮地做好本職工作。
  嚴謹意識。秘書工作無小事,秘書人員在工作中要仔細,必須時時、刻刻、事事、處處堅持認真、認真、再認真,細致、細致、再細致的原則。面對千頭萬緒的工作,要分清輕重緩急,理清思路,對每個細節都要清楚掌握,不漏辦、不誤辦、不錯辦,高質量地處理和起草每份文件,高效率地辦好每件事情,對領導交付的每一項工作都要做到事事有回音,件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍了事。
  創新意識。企業秘書要充分發揮主觀能動性,努力適應新形勢下企業的發展狀況,不斷學習新知識,研究新情況,考慮新問題;多動腦筋,想辦法,為領導出點子,出好點子,出新點子;多請示,勤匯報,主動為領導分憂解難;開拓進取,大膽創新,力誡墨守成規、大出風頭。
  超前意識。“凡事預則立,不預則廢”。要做好企業秘書工作,就必須增強超前意識和主動意識;既要雪中送炭,更要“雨前送傘”,做到未雨綢繆。秘書工作是一項與時俱進的工作,秘書在做好領導參謀和保障工作的同時,還要加強對自身世界觀、價值觀和人生觀的改造,同時還要注意自身文化素養、知識層面等方面的提高和拓寬,超前接受新知識、新觀點,學會創造性地開展工作,力爭考慮問題快半拍;還要注意收集資料,掌握動態,篩選出有價值的材料及時提供給領導。
  形象意識。秘書代表著領導和機關的形象,因此秘書人員的形象不僅是秘書個人學識、才能、品格等的體現,更體現了所服務的機關和單位的形象。每天都有很多人來找公司領導,有基層車間的技術干部、一般的員工,還有外單位來的領導及一些辦事人員。針對各種各樣不同的人群,秘書人員都要做到一視同仁,熱情、

禮貌、周到、耐心地去接待每一位來訪者,使來訪者有賓至如歸的感覺,并以主動大方、有禮有節、不卑不亢的職業精神給來訪人員留下好的印象,讓來訪人員由此觀察到公司認真嚴謹的工作作風和蓬勃向上的精神風貌,從而無形中提高公司的知名度和美譽度。
  全局意識。企業秘書工作無論大小事,事事關系全局,無論是參與行政管理,搞好服務,還是提供后勤保障,都必須心系全局,善于從企業工作的大局考慮問題、處理事情,集中精力幫助企業領導解決重點和難點問題,自覺地服從服務于企業工作的大局。
  守紀意識。秘書人員在領導身邊工作,處于一種特殊位置,面對當今社會的種種誘惑,秘書人員要志存高遠,淡泊名利,艱苦樸素,守得住清貧、耐得住寂寞,守得住陣腳,不以物喜,不以己悲;要嚴于律己,廉潔奉公,不斷加強道德修養,鑄就正確的人生觀、價值觀;要切實自覺抵制社會上存在的拜金主義、享樂主義、極端個人主義思想的侵蝕,正確對待個人利益,嚴格要求自己,不以領導名義辦個人私事,不打領導的旗號托人情、拉關系,努力做到自重、自省、自警、自勵。
  保密意識。保守秘密是秘書工作的重要職業道德規范。秘書在信息傳遞過程中,牢固樹立保密觀念,嚴格執行有關保密法律、法規和制度,在工作中慎言、慎行、慎交,切莫以得知“內情”而炫耀,更不可以“秘密”討好于人,做到不該看的絕對不看,不該聽的絕對不聽,不該說的絕對不說,不該問的絕對不問,自覺養成保密的好習慣。

  企業秘書必須具備并不斷提高四種素質
  過硬的政治素質。秘書工作是一項政治性很強的工作。秘書工作的性質、作用決定了秘書人員必須具備較高政治理論和政策水平,有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦,運用科學、正確的方法處理日常事務,不在工作中犯原則性、政策性錯誤。因此秘書人員必須認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論,學習黨和國家的路線、方針和政策,多了解國際風云,不斷接受新信息,更新觀念,用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點去觀察和分析問題,透過現象看本質,發揮好參謀和助手作用。
  扎實的文字功底。有一定的文字功底是對秘書人員最基本的要求,撰寫材料是秘書基本職責。寫作本不是一件易事,寫好就更不易。一篇脈絡清晰、用語簡潔的作品,使人看后一目了然,但沒有一定的功底不可能一蹴而就。公文寫作作為一種特殊文體,無論從格式還是遣詞用語,都有一定的規定,不像詩歌、小說、散文那樣可隨心所欲自由創作。寫作的功夫需要長期的生活實踐,深厚的文化積累,系統的寫作技能,關鍵是要做到“三心”:一是留心寫作。要務一行勤一行,注意各種結構和格式的作品,要細讀、細品、細鉆、細研,取人之長,為我所用。二是潛心寫作。秘書人員要有長期寫材料的準備和習慣,自加寫作壓力,隨時做好接受任務、寫作材料的工作。三是用心寫作。寫作材料要專心專意,一絲不茍,精心寫作,清楚自己寫作時所代表的身份后,那種在思想高度集中下對事務方方面面的深思熟慮,具體到某個環節時所迸發的獨到見解,及對某些事務防患于未然的預見性想象,就如一位運籌于帷幄之中而決勝于千里之外的指揮官。切忌敷衍塞責、應付差事。
  過硬的技術素質。隨著現代化辦公機具的普及,企業秘書已經不能再滿足于傳統的工作方式和素質,現代企業秘書如果不會電腦操作、不會復印、傳真、不會接發電子郵件、不會查閱網上信息,就不能干好本職工作。現代企業秘書必須主動去適應、掌握現代辦公技術,提高實際應用水平,做一名立場堅定、作風優良、技術過硬的新時代企業秘書工作者。
  健康的身體素質。常言道:“身體是革命的本錢”。沒有好的身體,就不能更好地為領導服務。作為企業秘書常要承擔繁重的任務、不分晝夜和節假日去完成的工作,身心經常處于高度緊張狀態,稍不注意,身體可能就會被累垮。所以企業秘書工作者,必須加強體育鍛煉,始終保持樂觀向上的精神狀態。
  具有良好的性格品質和精明的辦事能力
  良好的性格是秘書人員的職業要求,決定著一個人的行為方式和價值取向,決定一個人在職業中的成就和人生價值的實現。良好的性格主要來自于平時的養成,最關鍵的一點就是要做到嚴于律己。秘書人員要具有海納百川的胸襟和氣度,能兼收并蓄,見賢思齊、廣納善言,聽得進批評,受得起委屈,耐得了刺激,要服從領導,團結同事、尊重群眾。
  秘書在日常工作中還要具備一定的理解和領悟能力、分析和

駕馭能力、應變能力、交際能力、語言能力。企業秘書常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況,不僅要把事務迅速歸納、梳理出頭緒,分清輕重緩急、難易遠近,駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當、有條不紊,還要克服困難,處理好上下左右各方面的人際關系,因此必須善于交際,上傳下達、接待來客、洽談工作都要恰到好處。同時還要注意說話的藝術:感染力、說服力、風度、禮貌、機警、幽默等。
  新的形勢給企業的生存和發展帶來了新的機遇和挑戰,新的形勢和任務,給新時代的企業秘書工作者提出了更高的要求,秘書工作者必須具有超前意識,迎難而上,勤奮進取,增強責任感和使命感,樹立強烈的敬業精神。從我做起,從現在做起,從小事做起,在工作中不斷提高自身素質,完善自我,做一名合格的企業秘書。
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  •  更新時間:2013-04-02 12:57:49  作者:楊慧 [標簽: 企業 秘書 秘書 秘書 秘書 秘書 秘書 ]
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