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論秘書崗位職能在企業管理中的作用

論秘書崗位職能在企業管理中的作用

  企業內部的秘書崗位在企業管理中的作用一直被忽視,本文重點研究了其職能作用的重要性,并提出了發揮這種職能作用的方法和策略。
  1.秘書崗位職能在企業管理中的作用
  1.1信息溝通中的作用
  秘書崗位職能具有全面的信息溝通作用,包括向上級和下級傳遞信息。這種崗位職能作用首先對企業上級管理十分有利。具體有關數據表明:成功的企業管理者約有80%的時間花在談話和傾聽意見上;在幾乎所有管理層次,約有75%的工作是在各類溝通中進行,而在商務溝通中大約70%的溝通沒能達到目的。這些都說明,溝通技能對于組織管理具有特殊的重要性。而這種溝通作用多數是要依靠秘書來完成,秘書傳遞領導的管理要求,并通過自身的和諧處理能力實現工作團隊內部的全面融合。其次,秘書能夠將基層信息收集起來反饋給領導者,對領導者的管理決策十分有利。總之,這種雙向溝通只有秘書的崗位職能作用能夠體現。
  1.2輔助決策中的作用
  面對各種因素復雜多變的局面,企業生產經營戰略決策富有更大的挑戰性、風險性和靈活性,使領導決策變得更加復雜和困難。因此,企業秘書的參謀助手作用就顯得特別重要。企業秘書人員要抱著高度的事業心和強烈的責任感,發揮好參謀助手作用。秘書的輔助決策作用主要體現在信息輔助方面,也就是說企業領導在做出經營決策的過程中要依靠秘書的工作搜集相關資料。
  1.3決策實施中的作用
  企業做出管理決策的過程中需要秘書的調節能力實現管理手段的有效開展。www.tiertafelkiel.com秘書是為領導提供輔助管理和綜合服務的人員,其與領導溝通的好壞直接決定了他的工作績效。向領導陳述意見、提出建議、報告工作或提出問題,都要向領導傳達。在執行管理制度的過程中秘書作為職工與領導者的信息傳遞人員有著重要的實施調節作用,這種調節作用雖然是微小的,但是仍然能夠體現出決策實施的有效處理作用。例如:基礎員工對領導決策不滿,而具體的不滿意見往往不會直接傳到領導辦公室,而是由秘書做出適當地分析,有組織地傳遞給領導者,促進領導不斷完善管理制度。
  2.秘書崗位職能的優勢化發揮措施
  2.1觀念轉變
  2.1.1服務對象轉變
  隨著市場經濟體制逐步完善,市場經濟呈現出多元化的格局,并影響和改變秘書由單一為企業領導服務轉而成為多層次工作人員服務的格局。本文由論文聯盟http://收集整理其服務對象的轉變主要從一級向三級方向轉變。傳統秘書崗位職能只是為單一的領導完成資料收集等文秘工作,而如今的企業發展需要秘書完成這樣三級服務:(1)向上級服務。主要是要及時完成領導布置的工作任務,并做好檔案(2)下級服務。主要是傳達準確信息,并端正態度,以自己良好的人格魅力去打動、影響周圍人的心靈;要端莊而不過于矜持,謙遜而不矯飾作偽。(3)社會服務。企業面向社會經營和發展,在秘書的工作職能之中避免不了要應對很多社會人士和社會人員。因此秘書工作要重視社會服務作用,提升協調溝通能力,并隨時維護領導尊嚴和企業形象。
  2.1.2自身價值轉變
  傳統的秘書工作多是默默無聞,鮮為人知的,是一項無名可收,無利可圖的工作,工作的這種特殊性,決定了秘書人員必須具有自我犧牲的精神,企業領導者也一直要求安心本職工作,要樂在其中,雖苦猶榮。這樣的理解往往有兩方面的含義:一是以配角為榮耀;一是以服從為意志。但是,現代管理理論證明這種價值認可是單一的,屬于秘書價值觀的錯位和模糊,是對秘書工作本質、秘書工作規律的不正確、不準確的理解和把握。現代企業秘書工作職能要更多地體現其為企業發展做貢獻的價值方面,而自身價值的體系要考慮到對企業領導經營工作的影響方面。其實,秘書自身價值的轉變要從基本服務向參謀建議方面轉變。在參謀活動中,秘書與領導是一種互動關系,通常先由領導向秘書發出參謀需求信息,然后再由秘書向領導者傳遞參謀建議信息,從而形成雙向信息溝通模式。
  2.2輔助決策
  2.2.1強化信息工作
  秘書工作需要有強大的信息網絡系統,其信息要做到:(1)秘書給領導者提供信息一定要準確可靠。信息是領導決策的基礎和依據,領導者決策,在很大程度上依賴于秘書提供的信息。(2)秘書對重要信息的跟蹤與反饋一定要連續不斷。例如:對于工程企業而言,秘書提供的工程建設信息必須要與工程建設同步,保證領導者對工程建設的全過程跟蹤,當然這種跟蹤不是現場化的,而是領導層面的主要方向領導指揮。(3)秘書對重要信息的傳輸渠道,一定要保持暢通。可以充分利用內部局域網的眾多溝通功能,如發布內部文件的網上公告板,及時將那些周知性的事宜加以公布。或將企業內部的一些文件、報告等信息通過內部局域網發往企業各個部門。例如:相關工程管理相關制度和標準變更的各類通知等,都可以發布到局域網內,實現信息的全面公開。
  2.2.2強化協調工作
  企業秘書工作職能要彰顯良好地協調作用,這樣才能保證工作環境處于團結合作的氛圍之中,其協調工作要做好這樣幾方面:(1)協調與領導的工作。要了解領導的工作作風和處事風格,然后做好委婉表達建議的語言訓練。同時,要堅持秘書工作職能特點,要提供更多的事實材料而不是簡單地直接地提出建議。(2)與部門的溝通,要擺正關系,你是代表上級的聯絡者而非上級;擺正位置,你是信息的正確傳達者而非是非傳播者;擺正立場,在部門間出現矛盾時要站在公司立場協調解決而非陷入矛盾;改善流程,善于找出問題點并提出解決方案。
  2.3促進發展
  2.3.1提高領導工作效率
  企業秘書的工作必須要更為細致完善,保證全面促進領導的工作效率。例如:在施工工程方案的確定決策或者是招投標工作過程中,秘書應該將有關歷史的現實的,國內的國外的,以及同行業的資料,提供給領導閱讀,使領導從中得到啟示。同時這種資料的提供要更為主動,要在領導沒有主動索要的前提下完成資料收集整理工作。當然,這就需要秘書要有較強地整理資料的能力,要重視檔案管理,為以后的某些決策備用材料。同時,在領導決策過程中, 秘書應該權衡利弊, 根據調查研究得出的科學結論, 大膽向領導提出公道化建議, 對領導者決策實施過程中可能出現的失誤、偏差以及錯誤等, 應在適當場合適時提醒, 以便及時修正。
  2.3.2拓寬自身工作領域
  對于秘書工作而言,多數人認為是一項不需要什么能力,只要簡單的文件管理常識、有足夠耐心即可的職業,根本不需要個人的創新能力等素質。在這種認知影響下,從事這種工作的人員,很容易找不到自己的價值所在,產生自我失落、迷茫,甚至對工作的厭煩。但其實秘書工作直接與經營資料和領導決策相關,應該自覺拓寬自身的工作領域,發揮其工作職能。例如:秘書工作應該協調公司各部門間合作,承擔公司的公關、接待和外聯事務等。為了更好地開展工作也要記錄或牢記有關單位或者所屬單位的通訊地址,電話號碼等,使得秘書工作有著更為廣泛的作用。
  綜上所述,秘書崗位職能在企業管理中的作用十分重要,能夠起到信息溝通、輔助決策、決策實施控制等多方面的職能。而為了彰顯這些職能作用必須要轉變觀念,發揮秘書工作人員的能動性,實現信息傳遞、協調管理、職能拓展等工作效能。

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  •  更新時間:2013-04-02 12:57:54  作者:陳早 [標簽: 秘書 企業管理 秘書 企業 秘書 董事會秘書 ]
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